Článek je vhodný pro majitele firem, OSVČ, účetní i cestovní manažery. Je psán srozumitelně, ale odborně, opírá se o český daňový systém a je možné jej publikovat na webu, ve firemním blogu i sdílet s klienty jako informační materiál.

Pracovní cesty do zahraničí: Co můžete dát do nákladů a jak na to správně z pohledu zákona

Cestování za byznysem do zahraničí přináší inspiraci, nové kontakty i obchodní příležitosti. A pokud je cesta dobře připravená a doložená, může být také plně nebo částečně daňově uznatelná. Aby však nedošlo k problémům při kontrole z finančního úřadu, je nutné dodržet několik základních pravidel.

Co je služební cesta z pohledu zákona?

Služební cestou se rozumí cesta podnikatele nebo zaměstnance mimo běžné místo výkonu práce, která má přímou souvislost s podnikatelskou činností.

Nezáleží na tom, zda jde o:

• 
  schůzku s obchodním partnerem,
• 
  účast na veletrhu nebo konferenci,
• 
  školení v zahraničí,
• 
  nebo třeba průzkum trhu či inspekci dodavatelů.

Co může být daňovým nákladem?

Pokud je pracovní účel řádně prokázán, můžete obvykle do daňově uznatelných nákladů zahrnout:

Položka	Možnost uplatnění
✈ Letenka	ANO – pokud se vztahuje k pracovní části cesty
🏨 Ubytování	ANO – za pracovní dny
🍽 Diety	ANO – dle zákonem stanovených sazeb
🚖 Doprava na místě	ANO – taxi, MHD, pronájem auta (pracovní účel)
📝 Vstupné na akce, školení	ANO – pokud je relevantní k podnikání
📱 Roaming a datové služby	ANO – pro pracovní komunikaci

Na co si dát pozor?

1. Musí být jasný pracovní účel

Nestačí obecné prohlášení. Doporučuje se doložit:

• 
  pozvánky na schůzky, zápisy z jednání, vstupenky, program konference, e-mailovou komunikaci
• 
  účel cesty v rámci cestovního příkazu (i u OSVČ)

2. Je nutné oddělit soukromou část

Pokud si pracovní cestu prodloužíte o víkend nebo volné dny:

• 
  náklady za tyto dny nejsou daňově uznatelné
• 
  doporučuje se vést časové rozlišení a účtovat zvlášť

Například: konference ve čtvrtek a pátek, sobota a neděle volno → ubytování za čt+pa náklad, so+ne nedaňově.

3. Vše musí být doloženo

Bez účetních dokladů nelze náklady uznat – potřebujete:

• 
  faktury (s vašimi fakturačními údaji), palubní lístky, rezervace
• 
  cestovní příkaz (u zaměstnanců povinný), případně jeho ekvivalent u OSVČ

Jak správně připravit zahraniční pracovní cestu?

1. Stanovte účel – co je cílem cesty (schůzky, výzkum, akce…)
2. Vystavte cestovní příkaz (alespoň vnitřní záznam)
3. Vytvořte itinerář s plánem činností
4. Uchovávejte důkazy – pozvánky, e-maily, vstupenky
5. Při kombinaci se soukromým pobytem jasně rozdělte dny a náklady

Příklad z praxe

Podnikatel se účastní konference v Miláně (středa–pátek). Přilétá v úterý, odlet v neděli.

→ Letenky mohou být celé uznatelné, pokud není výrazně dražší návrat v pondělí.

→ Ubytování út–pá uznatelné, so–ne nikoliv.

→ Vstupné, MHD, taxi na konferenci = daňový náklad.

→ Víkendový wellness = nedaňový výdaj.

Závěr

Zahraniční pracovní cesty mohou být legitimní, efektivní a daňově výhodné, pokud se držíte několika jednoduchých pravidel:

• 
  doložte účel,
• 
  oddělte soukromé dny,
• 
  uchovávejte doklady.

Správné plánování přináší nejen lepší zážitek, ale i optimalizaci nákladů pro firmu – a v roce 2025 je bleisure (business + leisure) cestování trendem, který je chytrý i smysluplný.

Právní poznámka

Tento článek má informační charakter. Konkrétní daňovou situaci vždy doporučujeme konzultovat s daňovým poradcem nebo účetní kanceláří.